Wśród różnych rodzajów komunikacji biznesowej korespondencja jest ważną częścią życia biurowego. Jego głównym narzędziem są dobrze znane oficjalne notatki, które w zależności od treści mają charakter wyjaśniający, sprawozdawczy itp..
Co to jest notatka i dlaczego jest potrzebna?
Zgodnie z przeznaczeniem nota serwisowa to komunikat informacyjny skierowany do pracowników jego lub innych działów, kierownictwa działów, firm, oddziałów, oddziałów. Lista tematów poruszanych w takich dokumentach jest dość szeroka. Notatki informują o najważniejszych wydarzeniach z życia firmy, o realizacji bieżących prac, panujących niestandardowych sytuacjach, zawierają reklamacje i rozwiązania różnych problemów produkcyjnych.
Głównym celem tego rodzaju komunikacji - koordynacja różnych zagadnień roboczych w przypadkach, gdy rozwiązanie ustne jest niemożliwe z jakiegokolwiek powodu. Notatka może być również wykorzystana przez kierownictwo do sporządzania zamówień, które w przeciwieństwie do zamówień są bardziej nieformalne.
Przykład noty serwisowej
Rodzaje i cel notatek
Notatka jest najpopularniejszym rodzajem notatek adresowanych do szefa firmy, głównego księgowego lub każdego innego starszego pracownika. Głównym celem raportu - informowanie przełożonych o każdej sytuacji, wykonywanie pracy, a także wydawanie zaleceń dotyczących rozwiązania (eliminacji) problemu itp. Memorandum, w przeciwieństwie do noty serwisowej, jest zawsze wysyłane na wyższy link i ma moc prawną.
Najczęstszym rodzajem notatek z raportu są oświadczenia informujące kierownictwo o realizacji planów, postępach w bieżących pracach itp. Rzadziej sporządzane są raporty zgłaszające wszelkie nieplanowane sytuacje wymagające odpowiedzi kierownictwa wyższego szczebla. Zakres zagadnień takich raportów jest dość szeroki: od informacji dotyczących głównych działań przemysłowych przedsiębiorstwa, po skargi dotyczące organizacji warunków pracy i raporty dotyczące nieprzestrzegania zasad pracy i dyscypliny finansowej, oficjalnych zachowań itp..
Notatka - przykład
Prawidłowo sporządzamy notatkę
Struktura notatki zakłada obowiązkową obecność takich elementów:
- „Czapki” wskazujące organizację, nazwę i stanowisko adresata, nazwisko i stanowisko inicjatora.
- Blok tekstowy składający się z tytułu dokumentu („Nota”) i podsumowania sytuacji, wszelkich działań, żądań.
- Daty i podpisy autora (data, podpis i nazwa autora są podane w jednym wierszu od lewej do prawej).
Również numer rejestracyjny może zostać wskazany w notatce, jeżeli zgodnie z przepisami przedsiębiorstwa jest on zarejestrowany w czasopiśmie. Należy zauważyć, że ponieważ notatki są używane tylko w organizacji, obecność formularzy nie jest warunkiem wstępnym, chyba że wymagają tego przepisy przedsiębiorstwa. Jednocześnie niektóre przedsiębiorstwa mają własne logo zaprojektowane specjalnie do oficjalnej korespondencji.
Jak zrobić notatkę?
Memorandum w swojej strukturze jest podobne do oficjalnego. Zasadniczą różnicą jest adresat: jeśli informacje można wysłać do dowolnego pracownika w notatce, wiadomość jest kierowana do wyższego urzędnika.
Metody wypełniania notatki różnią się w zależności od celu. W szczególności raport wewnętrzny, wysyłany do kierownictwa w organizacji, jest sporządzany w taki sam sposób jak notatka. Różnica polega na treści bloku tekstowego, który nazywa się „notatką”, zawiera określenie istoty problemu, sugestie jego wyeliminowania lub opis już podjętych działań.Ale podczas kompilowania zewnętrznej notatki, która jest adresowana do pracowników innych organizacji, zasady są bardziej rygorystyczne:
- Dokument jest skompilowany na papierze firmowym organizacji.
- Nota jest zarejestrowana w księdze wychodzących listów firmy, a przypisany numer rejestracyjny jest wskazany w nagłówku noty. Po otrzymaniu noty jest ona rejestrowana jako dokument przychodzący w organizacji adresata.
- Nota zewnętrzna jest z reguły podpisywana przez szefa firmy lub jego zastępcę. Podczas wysyłania konieczne może być także podpisanie szefów innych działów.
- Data sporządzenia notatki jest datą jej podpisania i wysłania..
- Jeśli notatce towarzyszą załączniki do dokumentów, to w części tekstowej zestawiana jest lista załączonych dokumentów.
Tekst notatki zależy od jej celu:
- Raport sprawozdawczy powinien zawierać informacje o postępach prac, terminach, opis aktualnych problemów itp. Taki raport pozwala szefowi zauważyć na czas niedociągnięcia w pracy i je wyeliminować.
- Notatka informująca o konkretnej sytuacji składa się ze szczegółowego opisu problemu i sugestii jego poprawy (eliminacji). W praktyce dość często takie dokumenty poświęcone są skargom na naruszenia przez pracowników dyscypliny pracy i mają charakter negatywny, dlatego ważne jest pominięcie elementu emocjonalnego w prezentacji informacji i przestrzeganie jego istoty.
Notatka lub notatka: jaka jest różnica?
Jak widać, usługa i memorandum mają wiele wspólnych cech. Tak więc obie opcje są używane do komunikacji biznesowej, mają podobną strukturę projektową. Jednocześnie istnieje wiele różnic:
- Notatka jest adresowana do pracowników różnych szczebli w przedsiębiorstwie, natomiast memorandum jest opracowywane tylko pod adresem wyższego poziomu (własnego lub firmy trzeciej).
- Notatka jest dokumentem wewnętrznym, a nota może być używana w zewnętrznej korespondencji z innymi podmiotami prawnymi.
- Notatka, w przeciwieństwie do notatki, nie ma mocy prawnej.
- Ponieważ notatka jest używana wewnętrznie, można ją zapisać na zwykłej kartce papieru. Zgodnie z tą samą zasadą sporządza się raport wewnętrzny, jeżeli jest on wykorzystywany wewnętrznie. Jednocześnie, jeśli raport jest wysyłany do innej organizacji, jest on kompilowany przy użyciu papieru firmowego, numeru rejestracyjnego i innych obowiązkowych elementów korespondencji urzędowej.
