Jak pracować w programie Excel?

Procesor arkuszy kalkulacyjnych Excel, będący częścią pakietu Microsoft Office, jest jedną z najpopularniejszych aplikacji do obliczeń, przetwarzania i prezentacji graficznej dużych ilości danych. Dzięki niemu możesz rozwiązać wiele różnych problemów - od prostych operacji arytmetycznych z liczbami po analizę statystyczną, złożone obliczenia finansowe i naukowe, tworzenie dokumentacji raportowania, sortowanie i filtrowanie ogromnych ilości informacji. Jeśli zapoznasz się przynajmniej z podstawowymi zasadami pracy w programie Excel, nie będzie trudno stworzyć harmonogramu spłaty kredytu, kosztów naprawy w mieszkaniu, listy kontaktów, urodzin znajomych, tygodniowego harmonogramu, cennika towarów lub stworzyć inny stół uporządkowane dane różnego rodzaju potrzebne do celów osobistych i procesów pracy.

Treść artykułu

• Struktura dokumentu Excel, tworzenie i formatowanie arkuszy kalkulacyjnych
• Wykonywanie obliczeń

Rozpoczynając znajomość programu Excel, przede wszystkim musisz zrozumieć strukturę dokumentu, metody wykonywania obliczeń i możliwości formatowania. Po opanowaniu tych aspektów możemy przystąpić do badania narzędzi do strukturyzacji i analizy danych, ich prezentacji graficznej, a także innych bardziej złożonych metod pracy..

Struktura dokumentu Excel, tworzenie i formatowanie arkuszy kalkulacyjnych

Jeśli otworzysz program, na ekranie pojawi się okno zawierające pusty plik Excel - na przykład na zdjęciu. Ten plik nazywa się książką składającą się z jednego lub więcej arkuszy, z których każdy jest tabelą. Kolumny są kierowane literami alfabetu łacińskiego, wiersze - liczbami. Jeśli umieścisz kursor w dowolnej komórce, wokół niej pojawi się pogrubiony kontur, a jego adres, składający się z nagłówka kolumny i wiersza, zostanie wyświetlony w osobnym polu w menu głównym. Excel umożliwia pracę z danymi w różnych formatach: liczbowym, tekstowym, finansowym, odsetkowym, czasowym i innych.

W tabeli możesz zmienić szerokość kolumn i wierszy, przesuwając kursor do granicy obszarów ich nazw, rozciągając lub kurcząc się przy wciśniętym lewym przycisku myszy. Można również dodawać arkusze, klikając ikonę obok ich nazw, wstawiając i usuwając grupy komórek.

Rozważ proces tworzenia książki i podstawowe techniki formatowania na przykładzie kompilacji tabeli, w której później obliczyć ceny towarów w sprzedaży hurtowej ze zniżką, jego wygląd pokazano na zdjęciu.

Aby utworzyć tabelę, nie wystarczy po prostu ustawić kursor w żądanych komórkach i wprowadzić tekst i dane liczbowe. Po pierwsze, jego struktura jest przemyślana. Możesz zauważyć, że niektóre komórki są połączone w tabeli (na przykład A3 i A4, E3 i F3). Aby wykonać tę akcję, wybierz wskazane elementy, naciśnij prawy przycisk myszy, wybierz element „Format komórki” z menu kontekstowego. W oknie, które zostanie otwarte, przejdź do sekcji „Wyrównanie” i zaznacz pole wyboru „Scal komórki”.

Domyślnie w tabeli znajdują się kontury, które są niewidoczne podczas drukowania i cienkie jasne linie w oknie programu, co komplikuje odbiór danych. Dlatego warto go całkowicie podświetlić, ponownie wywołując okno ustawień formatu komórki, gdzie na karcie „Obramowanie” wybierz kolor i typ linii, którą lubisz, kliknij ikony zewnętrznych i wewnętrznych ramek. W razie potrzeby możesz ustawić wypełnienie komórki różnymi kolorami i sposobami, przechodząc do odpowiedniej sekcji.

Gdy pusta tabela jest gotowa, pozostaje tylko wypełnić niezbędny tekst i informacje liczbowe, umieszczając kursor w odpowiednich komórkach, których szerokość można zmienić ręcznie. Aby przyspieszyć zadanie numerowania w pierwszej kolumnie, racjonalne jest użycie bardzo wygodnego narzędzia Excel - automatycznego wypełniania. Liczby 1 i 2 wprowadza się do komórek A5 i A6, a następnie należy je wybrać, a kursor umieścić w prawym dolnym rogu wyświetlanej ramki, w wyniku czego wskaźnik przybierze postać znaku „+”. Trzymając lewy przycisk myszy, przeciągnij zaznaczenie w dół - niezbędne dane pojawią się w komórkach.

Aby ustawić wartość rabatu w%, umieść kursor w pozycji C2 i otwórz okno formatu komórki, gdzie w zakładce „Liczba” wybierz format procentowy.

Wykonywanie obliczeń

Korzystając z utworzonej tabeli jako przykładu, przyjrzymy się, jak szybko nauczyć się, jak pracować z liczbami w Excelu, używając funkcji i operacji matematycznych..

Aby obliczyć cenę opakowania produktu, wprowadź formuły w kolumnie E. Ustawienie ich w programie Excel nie jest trudne, wystarczy opanować i zapamiętać niektóre przepisy.

• Pierwszym znakiem w komórce, po wprowadzeniu w nim formuły, musi być znak „=”.
• Operacje matematyczne są oznaczone następująco: „+”, „-”, „*”, „/” i „^” (potęgowanie).
• Formuła może zawierać dane liczbowe lub ciąg znaków, a także odwołania do komórek - ich adresy.
• W wyrażeniu można użyć dostępnych gotowych funkcji, których listę wywołuje się, klikając ikonę „Wstaw funkcję” po lewej stronie paska formuły.

Ustaw kursor w pozycji E5 i napisz następujący tekst: „= C5 * D5”, naciśnij klawisz „Enter”. Nie można wprowadzić adresu za pomocą klawiatury, ale kliknąć odpowiednią komórkę - pojawi się ona automatycznie w formule. Naprzeciwko każdego elementu w bieżącej kolumnie powinna być podobna formuła, ale nie trzeba ich wypełniać ręcznie. Zaznaczając komórkę E5, przesuń kursor do jej prawego dolnego rogu, aż pojawi się „+” i rozciągnij zaznaczenie do E12 włącznie. Jeśli przejdziemy na przykład do pozycji E8, zobaczymy, że podczas kopiowania formuły adresy zawartych w niej komórek zmieniają się automatycznie, które dla wygody są podświetlone w różnych kolorach (na rysunku).

Aby obliczyć dane w kolumnie F, potrzebujesz wartości rabatu znajdującej się w komórce C2. Jeśli wpiszesz wyrażenie „= E5 * (1-C2)” w F5, a następnie skopiujesz je do wszystkich pozycji kolumny, jak opisano powyżej, adresy zmiennych zostaną automatycznie zmienione, a formuła „= E6 * (1-C3)” będzie niepoprawna. Dlatego numer linii komórki C2 musi zostać naprawiony; w tym celu przed nim umieszczany jest znak „$”. Wynik obliczeń i wzór w jednej z komórek w kolumnie pokazano na rysunku..

Pozostaje obliczyć całkowity koszt wszystkich towarów bez rabatu i ze zniżką w komórkach E13 i F13. Zastanów się, jak w tym celu korzystać z wbudowanych narzędzi. W E13 wpisz znak „=”, a następnie kliknij ikonę „Wstaw funkcję” (zaznaczoną na obrazku), w wyświetlonym oknie wybierz kategorię „Matematyczna” i funkcję „SUMA” (jeśli jej nazwa jest dokładnie znana, możesz wpisać ją w polu „Wyszukaj funkcję” ”i wybierz z listy znalezionych). Następnie wprowadź zakres adresów sumowanych komórek - „E5: E12” ręcznie lub wybierając je myszką. Jeśli masz trudności z ustawieniem argumentów, możesz kliknąć link „Pomoc dla tej funkcji” i bardziej szczegółowo zapoznać się z jego funkcjami.

Ostatnim krokiem w tworzeniu naszej tabeli jest skopiowanie komórki E13 do F13. Ostateczny wynik pokazano na rysunku..

Oczywiście nie można rozważyć wszystkich funkcji programu Excel w jednym artykule. Program zawiera również wiele wbudowanych funkcji, pogrupowanych w kategorie, które można badać stopniowo. Jak w każdej firmie, wszystko ma swoje doświadczenie, więc kiedy już poznasz podstawy, powinieneś użyć Excela do rozwiązywania problemów obliczeniowych bez obawy eksperymentowania, ponieważ wiele rzeczy jest tutaj intuicyjnych, a system pomocy odpowiada na większość pytań.