Jak poświadczać dokumenty?

Praca z dokumentami często wiąże się z potrzebą ich certyfikacji. Jakie są na to mechanizmy? Jak poświadczać dokumenty i ich kopie zgodnie z wymogami ustawodawstwa Federacji Rosyjskiej?

Możemy rozważyć ten problem w następujących aspektach:

Treść artykułu

• Legalne metody certyfikacji dokumentów w Federacji Rosyjskiej
• Notarialność dokumentów i ich kopii
• Samocertyfikacja dokumentów
• Poświadczenie zagranicznych dokumentów (tych, które należy wysłać za granicę)
• Legalizacja
• Apostille

Badamy te punkty bardziej podobnie.

Legalne metody certyfikacji dokumentów w Federacji Rosyjskiej

Dokumenty i ich kopie używane przez rosyjskich obywateli i organizacje mogą być certyfikowane na następujące główne sposoby:

• notarialnie;
• niezależnie przez dane osobowe i korporacyjne;
• stosowanie apostille i legalizacji (w przypadku dokumentów utworzonych za granicą lub przeznaczonych do użytku za granicą).

Badamy cechy każdego z nich.

Notarialność dokumentów i ich kopii

Odpowiednią metodę certyfikacji dokumentów mogą przeprowadzać wyłącznie osoby posiadające oficjalny status notariusza publicznego lub prywatnego. Obywatele lub organizacje, które się o nie ubiegają, biorą raczej ograniczony udział w procedurach związanych z nadaniem dokumentom (lub ich kopiom) niezbędnej mocy prawnej. Najczęściej sprowadza się to do osobistej obecności osoby w recepcji notariusza w celu potwierdzenia jej zgody na postanowienia dokumentów poświadczonych.

Jednocześnie przydatne jest zapoznanie się z niektórymi kryteriami, które powinni stosować specjaliści o odpowiednim profilu w procesie nadawania pewnym źródłom niezbędnej mocy prawnej. Tak więc notariusz nie ma prawa poświadczać kopii:

• które wskazują, że nie należy ich kopiować;
• na którym znajduje się pieczęć podpisu;
• dokumenty o charakterze medycznym zawierające informacje o chorobie obywatela, których ujawnienie z mocy prawa jest niedopuszczalne;
• umowy sporządzone na piśmie i poświadczone notarialnie;
• dyplomy bez numeru rejestracyjnego i niewłaściwie poświadczone przez instytucję edukacyjną;
• wypisuje oceny z wykresówki bez dołączonego dyplomu;
• źródła pochodzenia obcego nie zalegalizowane w ustalony sposób.

Zbadamy teraz, jak prawidłowo poświadczać dokumenty przy użyciu danych osobowych lub firmowych.

Samocertyfikacja dokumentów

Głównym źródłem prawa regulującego niezależną certyfikację dokumentów przez obywateli i organizacje jest, co ciekawe, dekret Prezydium ZSRR nr 9779-X, przyjęty 4 sierpnia 1983 r. To źródło prawa jest nadal aktualne. Można również zauważyć, że uzupełnia go nowszy GOST R 6.30-2003. W przypadkach, w których akty prawne regulujące daną sferę przepływu pracy nie określają wyraźnie, że obywatele lub organizacje są zobowiązani do poświadczenia dokumentów, można skorzystać z mechanizmu samocertyfikacji ich mocy prawnej - zgodnie z kryteriami określonymi we wskazanych źródłach prawa, sowieckich i rosyjski.

Osoba posiadająca status osoby fizycznej poświadczająca kopię dokumentu potrzebuje:

• napisz na arkuszu „Prawda”;
• umieść podpis, transkrypcję i datę poniżej.

Zaleca się umieszczenie odpowiednich szczegółów pod tekstem.

Jeśli dokument pochodzi od organizacji, wówczas niezależna certyfikacja jego kopii (przez kierownika lub innego upoważnionego pracownika) jest przeprowadzana jako całość zgodnie z tymi samymi zasadami, co w przypadku osób fizycznych. Ale w tym przypadku konieczne jest również wskazanie pozycji osoby poświadczającej legalność źródła, a także umieszczenie pieczęci firmy (jeśli jest dostępna - na przykład adres IP jest opcjonalny).

Co jeśli dokument jest wielostronicowy? Jak sam poświadczyć zszyte dokumenty? Należy pamiętać, że na poziomie prawa federalnego kwestia ta nie jest uregulowana. Istnieje tylko kilka zaleceń zapisanych w Rosarchiv Order nr 76 z 23 grudnia 2009 r. I GOST R 51141-98, do których prawnicy powinni się stosować..

Optymalny algorytm certyfikacji dokumentów wielostronicowych może wyglądać następująco:

1. Ponumerowane arkusze.
2. Po - przymocuj je nitką (zalecane) lub zszywaczem.
3. Następnie w miejscu, w którym strony są zszywane lub przebijane metalowym wspornikiem, przyklej mały kwadrat papieru.
4. Na odpowiedniej naklejce wpisz napis „W kopii jest tyle arkuszy” lub „Tyle arkuszy jest zszytych i ponumerowanych”.
5. Poniżej znajduje się podpis i pieczęć organizacji (jeśli istnieje).

Istnieje mniej wygodna, ale również akceptowalna opcja nadania mocy prawnej wielostronicowemu źródłu - umieść „True” na każdym arkuszu i dodaj wszystkie szczegóły, które zbadaliśmy powyżej - podpis, transkrypcję, datę, pieczęć i stanowisko pracownika poświadczającego (dla osób prawnych).

Poświadczenie zagranicznych dokumentów (tych, które należy wysłać za granicę)

Dokumenty generowane na terytorium Federacji Rosyjskiej domyślnie mają moc prawną tylko w tym kraju. Aby nadać im odpowiedni status za granicą, należy je zalegalizować. Podobnie źródła utworzone za granicą również nie są ważne w Federacji Rosyjskiej, dopóki nie zostanie przeprowadzona w stosunku do nich wspomniana procedura..

Istnieje standardowy mechanizm legalizacji, ale istnieje taki, który wymaga użycia apostille (specjalny atrybut umieszczony na stronach). Siła prawna certyfikowanych dokumentów przy użyciu pierwszej metody jest równa sile przypisanej źródłom w drugiej procedurze.

O ile to możliwe, rosyjscy obywatele i organizacje stosują apostille - jego uznanie za granicą jest łatwiejsze, ponieważ odpowiednie rekwizyty są akceptowane przez tak wiele państw - tych, które podpisały konwencję haską z 1961 r. Są jednak kraje, które nie są stronami tego porozumienia. Wśród nich - Kanada, Chiny, Brazylia. Jeśli planujesz wysyłać lub odbierać dokumenty z tego miejsca, musisz użyć standardowego mechanizmu legalizacji. Przeanalizujmy jego specyfikę.

Legalizacja

Jeśli mówimy o rosyjskich dokumentach, które muszą być certyfikowane do użytku za granicą, procedura ta jest przeprowadzana w ramach takiego algorytmu:

1. Po pierwsze, kopia dokumentu jest poświadczona i przetłumaczona na język obcy - przez notariusza.
2. Po uzyskaniu potwierdzenia danych notariusza w Ministerstwie Sprawiedliwości.
3. Kolejnym etapem jest certyfikacja pieczęci Ministerstwa Sprawiedliwości w Ministerstwie Spraw Zagranicznych.
4. Proces legalizacji dokumentu potwierdzonego przez Ministerstwo Spraw Zagranicznych w konsulacie kraju, w którym ma być stosowany, kończy proces..

Jeśli konieczne jest poświadczenie źródła obcego pochodzenia, odpowiednia procedura jest przeprowadzana w konsulacie Federacji Rosyjskiej, działającym w kraju, w którym powstaje. Jest to z reguły poprzedzone etapem legalizacji dokumentu w Ministerstwie Spraw Zagranicznych danego państwa lub innej instytucji - zgodnie z ustawodawstwem krajowym.

Apostille

Apostille jest prostszym niż legalizacja narzędziem do certyfikacji rosyjskich dokumentów - do użytku za granicą, za granicą - w celu nadania im mocy prawnej w Federacji Rosyjskiej. Jest to specjalny atrybut (z reguły na arkuszu umieszcza się znormalizowaną pieczęć z punktami wypełnionymi przez upoważnioną agencję rządową).

Certyfikacja rosyjskich dokumentów przy użyciu apostille jest najczęściej przeprowadzana przez następujące organy:

• Instytucje Ministerstwa Sprawiedliwości;
• urzędy stanu cywilnego;
• Rosarchive;
• Prokurator generalny.

Zasadniczo zaleca się kontakt z organami terytorialnymi Ministerstwa Sprawiedliwości Federacji Rosyjskiej w celu poświadczenia dokumentów. Jeśli to lub inne źródło wykracza poza kompetencje działu, specjaliści pracujący w nim powiedzą, gdzie należy go apostolować zgodnie z prawem.