Jak zrobić spis dokumentów?

W trakcie pracy biurowej w przedsiębiorstwie może być konieczne utworzenie przez jednego lub drugiego pracownika lub kierownika spisu dokumentów. Jakie są zasady jego kompilacji? Jak zrobić listę dokumentów w najbardziej poprawny sposób?

Możemy przestudiować ten problem w następujących aspektach:

Treść artykułu

• Ogólne wymagania dotyczące zapasów
• Odmiany zapasów

Ogólne wymagania dotyczące zapasów

Kompilacja wykazu dokumentów jest prawdopodobnie procedurą znaną każdemu doświadczonemu rosyjskiemu specjalistowi od dokumentów, sekretarzowi, specjalistowi ds. Zasobów ludzkich lub, na przykład, księgowemu. Jednak w Federacji Rosyjskiej istnieje bardzo niewiele oficjalnych źródeł prawa, które określałyby kryteria, których pracownik powinien przestrzegać, pracując ze źródłami w odpowiednim formacie.
Zasadniczo są to wydziałowe akty prawne - takie jak na przykład rozporządzenie FMS Rosji nr 218 z 23 kwietnia 2013 r., Które zawiera zalecenia metodologiczne dotyczące sporządzania akt sprawy (można je znaleźć tutaj - http://www.garant.ru/products / ipo / prime / doc / 70453442 / # 41). Wiele przedsiębiorstw opracowuje wewnętrzne kryteria korporacyjne, często odmienne od tych zawartych w aktach prawnych podobnych do zarządzenia nr 218 (jest to możliwe, ponieważ ich moc prawna dotyczy tylko określonych działów).

Jednak w praktyce rosyjskiego zarządzania dokumentami opracowano pewien zestaw zasad i norm, do których przestrzegania zaleca się pracownikom przy tworzeniu list źródłowych. Opierają się one w dużej mierze na dokumencie znanym jako „Podstawowe zasady pracy archiwów organizacji”. Zostało to zatwierdzone przez Archiwum Federalne w dniu 6 lutego 2002 r. Możesz się z nimi zapoznać w zakresie kryteriów tworzenia spisów tutaj - http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_40984/4b8214ae23d9bb7fef034c78790f682107a06eba. To źródło nie ma charakteru prawa, ale aktywnie uczestniczy w praktyce. Jego postanowienia są często uzupełniane zaleceniami ekspertów ds. Zarządzania dokumentami. Nawiasem mówiąc, niektórzy prawnicy uważają zestaw odpowiednich standardów za żywy przykład zwyczaju biznesowego..

Jak sporządzić spis dokumentów zgodnie z odnotowanym źródłem, zatwierdzonym przez Rosarchive, a także praktyczne rekomendacje ekspertów? Wskazane jest, aby trzymać się powyższego algorytmu:

• dokument powinien być wykonany na papierze firmowym (jeśli go brakuje, konieczne jest, aby na stronie wyświetlała się przynajmniej nazwa firmy);
• strona wykazu powinna mieć nagłówek odzwierciedlający specyfikę dokumentów zawartych na odpowiedniej liście;
• informacje o źródłach wprowadzonych do wykazu muszą być sporządzone w formie tabeli (przynajmniej takie kolumny, jak numer seryjny, tytuł dokumentu i liczba arkuszy oraz, w razie potrzeby, terminy, termin przydatności do spożycia, uwagi muszą znajdować się w jego strukturze);
• pod tabelą powinny odzwierciedlać informacje o liczbie pojedynczych dokumentów lub grup tych dokumentów (na przykład o przypadkach), które są wprowadzone do wykazu;
• odpowiedni arkusz z listą źródeł powinien być poświadczony podpisami dyrektora firmy, a także specjalistów odpowiedzialnych za poprawność jej przygotowania, na przykład kierownika działu personalnego;
• konieczne jest ustalenie daty inwentaryzacji;
• dopuszczalność umieszczania numerów liter (zawierających literę po prawej stronie cyfry numeru seryjnego, która pasuje do poprzedniego dokumentu na liście - jeśli nie jest możliwe określenie faktycznego numeru seryjnego bieżącego źródła), należy uzgodnić z wyższymi strukturami - na przykład, jeśli mówimy o przepływie dokumentów w departament rządowy.

Spis musi być wystawiony w 2 egzemplarzach. Pierwszy, w każdym razie, pozostaje w archiwum firmy, drugi, w razie potrzeby, jest wysyłany do innych organizacji - organizacji partnerskich, które weryfikują lub w inny sposób są zainteresowane sprawdzeniem odpowiedniej listy dokumentów.

Odmiany zapasów

Zbadaliśmy więc teoretyczny aspekt zestawiania zapasów. Przeanalizujemy teraz kilka praktycznych przykładów generowania dokumentów..

W praktyce rosyjskiej pracy biurowej możemy warunkowo wyróżnić 3 rodzaje zapasów:

• towarzyszący (stosowany przy przenoszeniu dokumentów z jednej organizacji do drugiej);
• wewnętrzny (zawiera szczegółowe informacje o dokumentach zjednoczonych w grupie - na przykład w jednym przypadku);
• archiwizacja (obejmuje przeniesienie zestawu dokumentów lub ich grup - opcjonalnie przypadków - do archiwum organizacji).

Przeanalizujmy ich specyfikę.

Próbka wypełnionej listy może wyglądać następująco:

Rozpatrywany dokument stanowi zatem uzupełnienie źródeł wysyłanych przez pracodawcę do jednostki analityki finansowej i zawiera informacje na temat kwot płatności, nagród i składek.

Forma wewnętrznego spisu może wyglądać następująco:

Oczekuje się, że dostarczy szczegółowych informacji o każdym dokumencie zawartym w grupie źródeł, które z jakiegoś powodu zostały połączone.

Forma inwentarza archiwalnego może wyglądać następująco:

Zasadniczo jego struktura może być bardzo podobna do tej, która charakteryzuje inwentaryzację wewnętrzną. Z reguły jednak w rozpatrywanym dokumencie dozwolone jest włączenie grup źródeł, na przykład przypadków. Z kolei wewnętrzna inwentaryzacja zakłada ostateczną specyfikację dokumentów.