Różnica między kierownikiem biura a sekretarką

Każdego roku liczba stanowisk wprowadzanych przez nowoczesne firmy stale rośnie. Gdyby kilkadziesiąt lat temu prawie wszyscy pracownicy administracyjni byli nazywani sekretarkami, dziś słowo „menedżer” stało się znacznie popularniejszym słowem. Wystarczy dodać do niego odpowiedni prefiks, aby określić obowiązki pracownika. HR, reklama, obsługa klienta, promocja marki, menedżerowie sprzedaży - ta lista jest długa. Porozmawiamy o zawodzie, którego funkcje zawodowe przedstawicieli dla wielu są tajemnicą siedmiu pieczęci.

Treść artykułu

• Definicje
• Porównanie

Definicje

Kierownik biura - pracownik firmy odpowiedzialny za bieżącą pracę biura. To stanowisko to zarządzanie. Pracownik staje się rodzajem pośrednika między zwykłym personelem, przełożonymi, a czasem klientami. Na barkach kierowników znajdują się również kierownictwo biura, zapewniające biuru materiały biurowe i inne materiały eksploatacyjne, kontrolę nad stanem pracy sprzętu i różnymi obowiązkami sekretarskimi. Ta ostatnia kategoria obejmuje rejestrowanie korespondencji, prowadzenie rejestrów połączeń, organizowanie spotkań, spotkanie gości itp. W dużej firmie może być kilku kierowników biur przypisanych do swoich działów. Zapotrzebowanie na takich specjalistów jest dość wysokie. Kandydaci na to stanowisko muszą posiadać kompetentną mowę, umiejętności pracy w biurze, znajomość obsługi komputera i dużą szybkość pisania, doświadczenie w pracy administracyjnej.

Sekretarz - pracownik biurowy o szerokim zakresie obowiązków. Jest głównym asystentem i prawą ręką lidera. Pracownik odbiera telefony i spotyka gości, rozwiązuje problemy organizacyjne, planuje godziny pracy szefa i zarządza formalnościami. Dzisiejsi sekretarze mają dość wysokie wymagania. Muszą być odpowiedzialni, wykonawczy, towarzyscy, dokładni, posiadać wiedzę na temat komputerów i języków obcych. Sam termin „sekretarka” pochodzi od łacińskiego „sekretu”. W starożytnym Rzymie tak zwani męscy pełnomocnicy. Sekretarze dworów królewskich nie tylko spisywali dekrety, ale często koncentrowali wielką władzę w swoich rękach. Wraz z wynalezieniem maszyny do pisania zawód zaczął być uważany za bardziej żeński niż męski.

Porównanie

Każda poważna i dość duża firma ma oba te posty. Kierownik kontroluje pracę biura i zapewnia mu niezbędne materiały, monitoruje stan sprzętu i ustanawia połączenie między pracownikami a kierownikiem. W niektórych organizacjach jego obowiązki obejmują również komunikację z klientami. Podczas gdy sekretarz wykonuje osobiste instrukcje szefa i jest jego głównym asystentem. Przekierowuje połączenia przychodzące do władz, organizuje spotkania, przygotowuje niezbędną dokumentację. Główną różnicą między kierownikiem biura a sekretarką jest to, że ten pierwszy jest uważany za kierownika. Odpowiada za personel administracyjny, którego pracę powinien koordynować pracownik. Podczas gdy sekretarz nie może się pochwalić takimi uprawnieniami. Jest podporządkowany głowie i często nie ma prawa do samodzielnego podejmowania decyzji.

Jeśli kierownik biura jest organizatorem, sekretarz jest uważany za wykonawcę. Funkcje pierwszego można podzielić na kierownicze, administracyjne, biznesowe, kontrolne i raportowe. Podczas gdy zakres uprawnień sekretarek jest znacznie węższy. Jednak pomimo tego wymagania są dla nich bardziej rygorystyczne. Ponieważ sekretarka jest prawą ręką lidera, musi on przestrzegać wszystkich pomysłów szefa na temat idealnego asystenta. Dlatego taki pracownik powinien względnie być w stanie zaparzyć pyszną kawę i zawiązać krawat. Jeśli chodzi o stanowisko kierownika biura, każda osoba wykształcona i towarzyska z umiejętnościami obsługi komputera i potrafiąca obsługiwać sprzęt biurowy może go przyjąć..

Podsumowując, jaka jest różnica między kierownikiem biura a sekretarką.